01 — Jelenlegi működés (as-is)

Származtatott dokumentum — a docs/discovery/ anyagból. Frissítsd a requirement-handling skill-lel, ne kézzel a forrásokból.

Források: 02-tender-v1.0.hu, 00-annex-b-architecture-v1.0.hu, 07-butlers-tender-answers-hu, 08-loyalty-api-trimmed, 09-loyalty-clarification

Rendszer felépítése

• A webáruház egy zárt (proprietary) webshop-motoron fut; egyetlen instancia szolgálja ki mindhárom piacot (HU elsődleges; CZ és SK kapcsolt shopokként — CZK és EUR árazás, lokalizált tartalom).
• A fulfillmentet magyar 3PL szolgáltató végzi magyarországi raktárból; jelenleg a fulfillment-szolgáltató az e-kereskedelmi készlet elsődleges nyilvántartása (system of record), és ő indítja a számlázást a szamlazz.hu e-számla szolgáltatáson keresztül.
• A Társaság saját termékadat-hubot üzemeltet (Beforg), egy házon belül fejlesztett, napi éles használatban lévő rendszert. A webshop-motor a heti Butlers Germany feedből termék-vázakat (item shell) hoz létre, amelyeket aztán a Beforgon keresztül töltenek fel árazással és tartalommal; a Beforg az áruátvételi folyamatot is kiszolgálja.
• Az online készlet elsődleges nyilvántartása jelenleg a fulfillment-szolgáltató, és ő indítja a vevői számlázást; a webshop az értékesítést, bevételezéseket és készletet visszaszinkronizálja az offline ERP-be, amely az árakat szinkronizálja vissza. Ez a csatolás a célállapotban megszűnik.
• Az offline rendszerek (POS, ERP, CRM — magyar és cseh) a fizikai üzleteket szolgálják és scope-on kívüliek.
• Fizetés: a fizetési szolgáltató mindhárom piacon a Globalpay; online kártyás fizetés, utánvét és átutalás elérhető; bolti fizetés és halasztott fizetés nincs. A bevételek piaconként külön bankszámlára érkeznek (HUF, illetve EUR). (Válaszlevél: L2-09)
• Eladó és számlakibocsátó: mindhárom piacon a Vidámnyik Kft.; a CZ/SK online értékesítést a Társaság utólag utalja tovább a cseh, illetve szlovák társaságnak. (L2-10)
• Marketplace: jelenleg nincs élő marketplace-csatorna (eMAG, Temu, Allegro egyaránt új); ugyanakkor ma BaseLinker middleware fut feed-alapon (lásd Tisztázandó). (L2-33)
• E-mail és analitika: Mailchimp (feliratkozók: ~40 000 HU, ~27 000 CZ, ~4 000 SK; a funkciók kis részét használják); a SALESmanago nem aktív. GA4-property és Google Ads / Meta fiókok léteznek, de e-commerce szintű mérés nincs, a keresési paraméter nem rögzül. (L2-36, L2-38, L2-39)
• Hozzáférés a jelenlegi rendszerben: piaconkénti jogosultság-szétválasztás. Rendelkezésre álló migrációs források: API (regisztrált felhasználók, teljes rendeléstörténet), teljes XML-export (termékek, kategóriák, képek), nem szabványos exportok (kuponkódok sablonjaikkal, jelszó-hash-ek az algoritmussal, átirányítási lista). (L2-29, L2-41)

Napi folyamat

• Rendelésfolyam: webáruház → fulfillment-szolgáltató (API) → futárszolgálat; a státusz- és készletadatok visszaáramlanak a webáruházba. Ma minden rendelést a webshop-csapat ellenőriz és továbbít kézzel a fulfillment felé. (Válaszlevél: G-01)
• Futárszolgálatok: GLS, FoxPost, Packeta, Magyar Posta és saját flottás bútorszállítás (HU); Zásilkovna, DPD, GLS (CZ); DPD, Packeta, GLS (SK).
• Utánvét mindhárom piacon elérhető (a HU rendelések ≈38%-a).
• Bolti átvétel Budapesten (gyűjtőcsomagok az üzletekbe), valamint prágai és pozsonyi átvételi pontokon.
• Visszáru: a fulfillment-szolgáltató kezeli (űrlap-alapú; futárral vagy üzletben). A futárszolgálatokkal szembeni ügyintézés (elveszett/sérült/késett csomag, kárigény) is az ő feladata, mert ő tartja a futárszerződéseket. (L1-02)
• Termékfeed: új termékek, képek és terméktartalom hetente érkezik adatfeeden a Butlers Germany-től.
• Áruátvétel (inbound): heti beszállítás a Butlers Germany-től (vegyes raklapok/kartonok); ~30 raklap/hó a három piacra összesen. A beszállítások nincsenek előre tervezve: a szállítólevél a fizikai beérkezés előtt 2–3 nappal ér a Társasághoz, miután az áru a német raktárt elhagyta. (L2-15)
• Bolti gyűjtőcsomagok: jelenleg a fulfillment-partner állítja össze őket; a folyamat nem skálázható és nem elég megbízható. (L2-23)
• Utánvét-elszámolás: a futárok a fulfillment-szolgáltató szerződései alapján szedik be, és rendeléshivatkozásokat tartalmazó kimutatással utalják át. (L2-22)

Üzleti szabályok (élszabályok)

• Árazás: piaconkénti fogyasztói árak és akciós árak a Beforgból; nettó beszerzési árak az ELÁBÉ-hoz.
• Számlázás: a fulfillment-szolgáltató a szamlazz.hu-n keresztül állítja ki; NAV Online Számla adatszolgáltatás szükséges.
• Készletértékelés: az ERP jelenleg FIFO beszerzési árat könyvel.
• Havi könyvelési zárás: a könyvelés havonta, egységenként mozgásnem szerinti összesítést kap mennyiség · bruttó érték · könyvelt beszerzési érték · árrés % oszlopokkal (szállítói bevételezések, átadás-átvétel, készletmozgások, selejtezés, értékesítés termék/szolgáltatás bontásban).
• Hűségprogram: kizárólag Magyarországon működő pontgyűjtő program (CZ/SK-n nincs; ottani boltok más kasszarendszert használnak). A Laurel által fejlesztett és karbantartott CRM-ben fut, amely a kasszákat is kiszolgálja; a jelenlegi webáruház integrált vele (kártya–fiók összekapcsolás, online kártyaigénylés, pontjóváírás, szintkedvezmény a pénztárnál). Mechanizmus: minden 50 Ft vásárlás 1 pont, a pontok élethosszig gyűlnek és nem levásárolhatók; automatikus, állandó kedvezményszintek: 1 000 pont → 3%, 3 000 → 6%, 6 000 → 10%. Mintegy 165 000 regisztrált kártya, ebből ~17 500 aktív kedvezményszinttel. A kasszák valós időben hívják a CRM API-t; a kasszaszoftver a projekt keretében nem módosítható (NAV-engedélyezés ~6 hónap, jelentős költség). A Társaság döntése: a program vagy jelenlegi formájában marad, vagy megszűnik — nincs újratervezés az átállás alatt. (09-loyalty-clarification; 08-loyalty-api-trimmed)
• Ajándékkártyák: mindhárom piacon (három devizában) értékesítenek és váltanak be e-mailes ajándékutalványokat; promóciós és születésnapi kuponkampányok futnak.
• Ajándékkártyák és kuponok (válaszlevél): a fizikai ajándékkártya csak a boltokban vásárolható és váltható be (online nem). Online ajándékkuponok: 5 000 / 10 000 / 15 000 / 20 000 HUF címletek, ~15 M HUF kint lévő érték, SK oldalon ~2 000 EUR, cseh kupon nincs; kód alapúak, a kosár oldalon adhatók hozzá, egy rendelésben egy kupon, egy összegben használható fel, más kuponnal nem kombinálható. Az online kuponok értékesítéskor, áfa nélkül kerülnek könyvelésre (az áfa a beváltáskor keletkezik). A kódok, egyenlegek és lejáratok exportálhatók. Promóciós kuponok léteznek, de az átálláskor élő promóció nem lesz. (L2-31)
• Vevőkör: a webáruház B2C-működésű; céges vásárlók normál vásárlóként, céges számlázási adatokkal vásárolnak (átutalásnál a rendelés a jóváírás után megy tovább); vevőnkénti árlista, szerződéses ár, mennyiségi kedvezmény és affiliate program nincs. (L2-08, L2-32)
• Méretosztályok: XS 41% · S 39% · M 17% · L–XXL ~2,6% (kisbútorral együtt).

Fájdalompontok

• A webáruház zárt (proprietary) motoron fut — vendor lock-in kockázat, korlátozott ökoszisztéma.
• A fulfillment-szolgáltató az online készlet elsődleges nyilvántartása és a számlázást is ő indítja — ez nem a célmodell, a felelősségek szétválasztása szükséges.
• Nincs érdemi viselkedés-analitika az aktuális weboldalon (GA4, hőtérképek, session-elemzés hiányzik).
• Az online és offline rendszerek szoros csatolása bonyolítja a számvitelt — a célállapotban a két csatorna teljesen szétválik.
• A jelenlegi design és információs architektúra elavulhat — korszerűsítés (facelift) szükséges a platformváltás részeként.
• ELÁBÉ-számítás: rossz tapasztalatok — havi és éves zárások után változó költségek, hetekig tartó kivizsgálások, NAV-felé benyújtott helyesbítések. (L2-25)
• Bolti gyűjtőcsomagok: a jelenlegi eljárás nem skálázható és nem elég megbízható. (L2-23)
• Fulfillment-szolgáltatás a múltban: problémás pontok voltak a bútorszállítás, a szezon alatti szolgáltatási minőség és az előre egyeztetett kapacitásbővítés. (L1-01)
• A keresési paramétert a jelenlegi analitika nem rögzíti, így az oldalon belüli keresések száma nem mérhető; szinonima- és problémás-kifejezés-lista nincs. (L2-39)

Tisztázandó

• A válaszlevél szerint nincs élő marketplace-csatorna, ugyanakkor „ma BaseLinker middleware-t használunk feed-alapon" — mire használják ma, és érint-e kivezetési feladatot? — REQ-15
• A felhívás szerint ajándékutalványok mindhárom piacon elérhetők; a válaszlevél szerint fizikai kártya csak boltban, online kupon csak HU/SK oldalon létezik (cseh nincs). A fenti két ajándékkártya-sor ezért ellentmondhat egymásnak. — REQ-14